Pernah merasa waktu yang tersedia tidak cukup untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan yang menumpuk?
Merasa sebagai orang tersibuk sedunia?
Bahkan untuk sekedar rehat bercengkrama dengan anak dan istri pun tak ada waktu.
Apalagi untuk urusan beribadah yang telah di nomor sekian khan.
Apalagi hobi yang sudah lama tak dilakoni dan sudah terkubur lama.
Ingin keluar dari kebiasaan ini?
Nah, blog yang sedang Anda nikmati ini akan memberikan solusinya.
#1 Buat Daftar Kegiatan
Buatlah suatu daftar yang merangkum kegiatan-kegiatan apa saja yang akan Anda lakukan. Bisa agenda harian, mingguan, bulanan atau bahkan kegiatan tahunan.
Anda bisa membuat agenda kegiatan tersebut di sebuah buku, dalam aplikasi smartphone atau media apapun yang memudahkan Anda untuk mengetahui pekerjaan apa yang akan dilakukan.
Khusus untuk agenda kegiatan yang bersifat harian, Anda harus membuatnya pada malam sebelumnya. Dibuat secara detail dari jam per jam.
Dalam membagi kegiatan secara detail, Anda harus mengetahui kapan saja waktu yang tepat ketika Anda merasa di puncak performa.
Di pagi hari kah atau justru saat menjelang siang? Di saat itulah Anda mengagendakan sebuah kegiatan yang menbutuhkan energi besar. Jangan sampai terjadi, ketika aktivitas yang membutuhkan tenaga dan waktu, justru disusun pada waktu Anda sedang lelah-lelahnya.
Lengkapi daftar yang Anda buat tersebut dengan checklist. Sehingga diketahui mana yang sudah dikerjakan dan yang belum.
Biasanya kalau setelah selesai melakukan aktivitas dan checklist, maka akan ada kepuasan tersendiri. Bahwa beberapa kegiatan sudah ada progress kemajuan.
Selanjutnya Anda menyiapkan energi baru untuk mengerjakan kegiatan yang belum selesai.
Agar kegiatan kita diketahui efektivitasnya, maka daftar kegiatan detail seperti yang sifatnya harian dibuat dengan sebuah ukuran. Misalnya, pada pukul 13:00 sd 15:00 diagendakan bertemu dengan 3 orang klien. Anda pun harus berkomitmen bahwa pertemuan itu diselesaikan dalam kurun waktu 2 jam. Tidak lebih.
#2 Take a Break
Anda hobi menggambar kartun? Menulis artikel ataupun membaca novel?
Menyibukan diri di dapur untuk membuat masakan sendiri? Bertemu dengan sahabat-sahabat dalam sebuah majlis pengajian?
Ya, Anda membutuhkan sebuah me time.
Waktu yang anda inginkan untuk sedikit rehat dari berbagai aktivitas yang ada. Apa yang Anda lakukan tersebut akan merefresh energi dan pikiran sehingga menjadi lebih segar dan tenang.
Buatlah dalam daftar harian anda alokasi waktu untuk mengerjakan hobi Anda. Misalnya, Anda mengalokasikan waktu 1 jam sebelum tidur malam untuk membuat sebuah tulisan.
Buatlah dalam daftar kegiatan Anda, alokasi waktu untuk sekedar menyapa pasangan Anda atau putra putri tercinta. Demikian juga, berikan alokasi waktu yang cukup untuk melaksanakan ibadah yang tenang dan tidak terburu-buru.
Setelah Anda mempunyai alokasi waktu untuk me time, Anda akan merasakan bahwa sesibuk apapun aktivitas Anda, ternyata di dalamnya ada alokasi untuk diri sendiri.
Memberikan kesegaran baru untuk aktivitas selanjutnya.
#3 Hindari Boros Waktu
Sebagai bentuk komitmen dalam melaksanakan sebuah pekerjaan, berusahalah semaksimal mungkin untuk menggunakan waktu sesuai alokasinya.
Misalnya alokasi waktu untuk sebuah rapat koordinasi dibuat maksimal 1 jam. Sehingga dalam kurun waktu tersebut rapat harus dilaksanakan sesuai agendanya dengan hasil pembahasan terbaik. Pembahasan rapat pun tidak ngalor ngidul.
Dalam rapat yang membahas tema yang tidak berhubungan dengan agenda rapat dan serta perdebatan tanpa ujung akan mengakibatkan pemborosan waktu. Perlu diketahui bersama bahwa para peserta rapat adalah orang yang telah mempunyai agenda kegiatan maaing-masing.
Sehingga suatu pemborosan sebuah alokasi waktu akan membuat kegiatan mereka selanjutnya terbengkalai.
Agar waktu yang digunakan tidak boros, pastikan Anda mampu memberikan penolakan apabila waktu yang telah dialokasikan dengan baik melenceng dari agendanya.
Hal ini perlu dilakukan sehingga Anda dapat menghindari berjibaku dengan sebuah kegiatan yang tidak terlihat hasilnya.
#4 Make it Small
Pecahlah kegiatan Anda menjadi beberapa buah aktivitas kecil. Selanjutnya, bila memungkinkan, delegasikan aktivitas kecil tersebut.
Ketika Anda membuat agenda kegiatan misalnya membuat presentasi untuk direktur dengan alokasi waktu 2 jam, maka Anda harus betul-betul meyakini bahwa dalam waktu tersebut, sebuah bahan presentasi siap ditayangkan.
Kenapa harus yakin? Karena Anda harus memastikan bahwa kegiatan membuat sebuah presentasi merupakan sebuah hasil dari beberapa aktivitas kecil.
Aktivitas kecil dimaksud adalah menyusun konten, menyiapkan sumber referensi, membuat pointer, menuangkan dalam aplikasi presentasi, dan desain lay out presentasi.
Dari seni perencanaan anda sudah lebih detail. Anda juga sudah mengetahui apakah waktu 2 jam cukup. Jangan sampai anda mengalokasikan waktu 2 jam, namun ketika aktivitas tersebut anda pecah menjadi kegiatan kecil, Anda baru tahu kalau waktu tersebut tidak cukup.
Supaya aktivitas kecil berjalan dengan baik dengan alokasi waktu yang terbatas, maka Anda segera melakukan delegasi kepada orang lain untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Orang yang Anda beri delegasi ini tentu mempunyai kompetensi, sehingga tidak menjadi konflik dalam tim Anda.
#5 Jangan Menunda
Nanti dulu lah. Santai dulu lah. Ungkapan ini sering banget menghampiri dan menggoda kita semua.
Setelah mengerjakan sesuatu yang besar, kita selalu tergoda untuk berhenti sejenak. Kecuali kalau memang ada alokasi sekedar untuk selebrasi kecil.
Tetapi kalau tidak ada alokasi waktu jangan dibuat-buat. Pekerjaan selanjutnya menunggu untuk diselesaikan.
Ketika penulis melanjutkan studi di Melbourne University, dosen menyampaikan due date untuk individual assignment adalah 3 minggu.
Sungguh waktu yang sangat panjang dan bisa santai dulu. Namun, ketika individual assignment itu adalah sebuah destinasi, maka saya baru menyadari bahwa saya membutuhkan waktu yang banyak.
Koq bisa?
Ternyata saya membutuhkan waktu untuk berkunjung ke perpustakaan untuk mencari referensi, mengalokasikan waktu untuk mengetik, berdiskusi dengan kawan, dan waktu untuk konsultasi dengan pengajar dalam hal penggunaan kalimat.
Tentunya Dosen sudah memperhitungkan alokasi waktu yang dibutuhkan. Ketika kita bersikap santai maka akan tergopoh-gopoh dalam penyelesaiajn tugas dalam waktu yang sempit.
Demikian juga dalam tugas yang dibebankan oleh atasan kita, biasanya atasan memberikan kesempatan kepada kita berapa lama. Anda pun harus bisa menyampaikan waktu yang akurat.
Menyampaikan siap dalam waktu 2 hari, namun realisasinya malah lebih sampai 5 hari, maka Anda anda tidak akan dipercaya selanjutnya.
Dalam hal ibadah pun, tentu tidak baik untuk menunda-nunda sholat ketika waktunya sudah tiba.
Demikian 5 Tips Mengelola Waktu secara Efektif. Bila Anda lakukan dengan baik pasti akan sukses.
Anda harus mampu memperbaiki kebiasaan Anda sehingga waktu bisa dikelola dengan baik.
O ya, sebagai tambahan, untuk mengubah perilaku menjadi lebih baik, bisa baca buku The Power of Habit, yang review bukunya bisa dilihat di sini.
Semoga bermanfaat.