Gambar: generated by AI
Kita sudah pasti mengetahui bahwa semua orang mempunyai kesempatan waktu yang sama yaitu 24 jam. Namun, yang menjadi pembeda adalah bagaimana waktu yang tersedia tersebut sudah dialokasikan secara produktif atau belum.
Di zaman sekarang yang serba cepat, kemampuan mengelola waktu merupakan keterampilan sendiri. Pemanfaatan waktu secara efektif menjadi kunci sebuah keberhasilan yang berkelanjutan.
Berbagai referensi terkait manajemen waktu tersebar di jagat maya. Namun, blog kesayangan Anda ini mencoba memberikan tips dalam warna yang berbeda.
Mari kita eksplorasi tujuh tips manajemen waktu ala tips manajemen satu per satu.
Pilih pekerjaan yang menjadi prioritas
Anda sudah mengenal bagaimana sebuah prioritas pekerjaan ditetapkan. Salah satunya adalah dengan menyatakan bahwa pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan yang sifatnya urgent and important untuk dilakukan. Implikasinya adalah apabila pekerjaan tersebut tidak diselesaikan maka semua rencana kerja akan menjadi tidak teratur. Stempel sebagai orang produktif pun akan lepas dari diri kita.
Kita tentu masih ingat nasihat guru ketika sedang menghadapi ujian, “kerjakan soal yang mudah dulu”. Hal ini pun masih relevan di dunia kerja, misalnya ketika sebuah meeting diselenggarakan. Agenda meeting yang baik akan membahas topik-topik yang ringan di awal sebagai prioritas. Sehingga waktu yang teralokasikan bisa menghasilkan hasil rapat yang efektif. Dibanding membahas topik berat di awal yang menghabiskan waktu.
Pekerjaan yang prioritas diidentifikasikan sebagai pekerjaan yang berdampak dan perlu diselesaikan secara fokus. Daftar pekerjaan yang banyak secara perasaan akan membawa terlalu banyak beban. Disini tentu kita sepakat bahwa lebih elok memberikan daftar pendek pekerjaan yang sudah kita selesaikan daripada daftar panjang pekerjaan yang satu pun belum kita selesaikan.
Susun jadwal yang realistis
Seperti biasa, di awal tahun orang-orang akan berlomba untuk membuat resolusi tahun barunya. Resolusi tahun baru lebih dikenal sebagai lag measures. Sehingga kita perlu menyusun beberapa aktivitas yang merujuk pada lead measures yang dibuat pada periode bulanan atau detail harian.
Bagi Anda yang sudah terbiasa dengan buku agenda atau aplikasi to do list, pasti akan membuat rencana tersebut secara rutin. Misalnya kita membuat target tahunan atau lag measures adalah menurunkan berat badan. Selanjutnya kita menyusun aktivitas sebagai lead measurenya seperti olahraga raga minimal 30 menit setiap hari, istirahat yang cukup dan sebagainya.
Selanjutnya bagaimana jadwal tersebut bisa membantu kita lebih produktif? Tentu kita harus membuat jadwal tersebut lebih realistis. Misalnya kemampuan optimal kita dalam penyelesaian pekerjaan dalam 7 jam adalah 3 pekerjaan, maka sangat tidak realistis ketika kita menetapkannya menjadi 7 pekerjaan. Menambah target sebenarnya tidak masalah, asalkan kita bisa mengurangi optimisme yang berlebihan yang mengakibatkan kelelahan tidak berarti dan menjadi kontra produktif. Mungkin menambah 1 atau 2 pekerjaan masih termasuk realistis.
Manfaatkan teknologi yang tersedia
Ketika wabah covid 19 melanda, disrupsi teknologi khususnya digital sungguh luar biasa. Sampai dengan saat ini pun kita masih merasakan dampaknya. Kita sekarang tidak lagi aneh dengan pembayaran secara cashless dan sudah menjadi kebiasaan sehari-hari. Bahkan online meeting pun sudah menjadi piliham organisasi untuk melakukan monitoring dan evaluasi pekerjaan secara up to date.
Sudah banyak aplikasi digital yang bisa membantu kita dalam mengelola waktu supaya lebih efektif. Pilih yang sesuai dengan kebutuhan kita. Misalnya aplikasi yang bisa memberikan reminder kapan deadline sebuah pekerjaan atau kapan meeting dengan kolega. Bahkan ada aplikasi yang bisa mengingatkan kita apabila kita telah lama duduk, sehingga diminta untuk segera bergerak dan membuat tubuh kita tidak terasa kaku.
Beberapa pekerjaan yang biasa dilakukan secara manual, sekarang sudah bisa digantikan dengan berbagai kecanggihan teknologi. Dengan bantuan AI, pekerjaan yang biasanya dilakukan dalam 2 sd 3 hari, bisa diselesaikan dalam hitungan jam. Hal ini akam lebih meningkatkan produktivitas dari sebelumnya. Tanpa mengesampingkan bantuan teknologi, proses evaluasi tetap harus kita lakukan.
Kurangi melakukan pekerjaan secara bersamaan
Sepertinya menjadi kebanggaan tersendiri, ketika kita dikenal sebagai orang yang mampu mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan sekaligus dalam waktu yang sama atau multitasking. Kita akui bawa keterampilan tersebut merupakan valuable skill yang tidak semua orang memilikinya.
Namun, hal tersebut perlu menjadi bahan pertimbangan. Ketika ouput atau hasil pekerjaaan menjadi salah satu kinerja produktivitas. Hal ini tentu memberikan ruang kepada kita untuk menjadi orang yang fokus pada sebuah pekerjaan.
Ppatah ini mungkin masih relevan, if you catches two rabbits, go will lost them both. Ya, fokus pada satu pekerjaan atau tugas akan meningkatkan kualitas dan percepatan penyelesaian pekerjaan. Mmengalokasikan waktu dengan tepat dan perhatian penuh, Anda akan mampu mencapai hasil yang lebih baik.
Luangkan waktu untuk beristirahat
Keseimbangan tetap harus di jaga. Walaupun kita mempunyai prioritas dari pekerjaan yang sudah menjadi target, kita tidak boleh mengesampingkan bahwa ada hak tubuh yang harus dipenuhi. Yaitu hak untuk istirahat. Tentu kita sepakat, bahwa yang utama adalah tubuh harus mendapat istirahat yang cukup.
Selain itu, keberhasilan bukan hanya dilihat bagaimana seberapa kerasnya usaha kita. Namun, kita juga harus mempunyai waktu untuk beristirahat. Dalam waktu kerja, beberapa organisasi memberikan kesempatan bagi karyawannya untuk istirahat. Misalnya istirahat siang. Selain digunakan untuk ibadah, dalam waktu istirahat siang itu bisa kita manfaatkan untuk makan siang bersama kolega, berdiskusi tentang topik baru bahkan berkenalama dengan teman baru dari divisi lain. Hal ini akan mmberikan insight dan energi baru.
Saat akhir pekan, bisa dipakai untuk rekreasi dan refreshing. Suasana baru, bertemu dengan baru, aktivitas baru, akan memicu otak untuk berpikir lebih segar. Akan selalu timbul ide baru, bila saat akhir pekan mau membuka diri untuk mendapatkan pencerahan. Bahkan Dale Carneige pun membahas alokasi waktu untuk istirahat ini dalam bab khusus terkait dengan kepemimpinhan yang seimbang dalam bukunya Mastery Leaderhip (review bukunya akan bisa dilihat di sini)
Delegasikan pekerjaan kepada anggota tim
Mendelegasikan pekerjaan ke anggota tim bukan berarti melepas tanggung jawab Anda sebagai ketua tim. Tentunya Anda sudah mengetahui bahwa ada beberapa persyaratan ketika sebuah pekerjaan didelegasikan. Salah satu referensinya adalah Quadran Eisenhower dimana ketika ada pekerjaan yang urgent tapi tidak important, pekerjaan itu bjsa dilegasikan.
Banyak keunggulan yang bisa diperoleh dari delegasi pekerjaan bila dilakukan dengan benar. Salah satunya adalah kita bisa memberikan tanggung jawab dan wewenang yang lebih kepada anggota tim untuk melihat bagaimana kesiapan personil terebut apabila ada kesempatan untuk dipromosikan. Pehatikan salat misi khusus seorang pemimpin yaitu leader create leaders. Delegasi pekerjaan ini juga sebagai bagian dari kaderasi.
Bila beberapa pekerjaan sudah bisa didelegasikan, Anda bisa lebih fokus pada pekerjaam yang menjadi prioritas. Pembagian tugas yang efektif juga akan meningkatkan produktivitas dalam batasan waktu yang sudah ada.
Lakukan evaluasi secara berkelanjutan
Bagaimana Anda menghabiskan waktu dan berapa pekerjaan yang telah anda lakukan tentu harus eterus dilakukan evaluasi secara kontinyu. Evaluasi dilakukan untuk memastikan bahwa langkah Anda yang diterapkan betul-betul merupakan pekerjaan yang bisa memanfaatkan waktu dengan efektif.
Evaluasi dapat memetakan pola dan peluang perbaikan sehingga Anda akan melihat beberapa blindspot yang awalnya Anda pikir sudah efektif tapi realisasinya anda masih merasa belum sesuai harapan. Hal yang tak kalah penting dari kegiatan evaluasi ini adalah ketika Anda membagikan tips terkait manajemen waktu yang efektif yang sudah Anda lakukan selalu dalam versi terbaru.
Memilih pekerjaan yang menjadi prioritas merupakan langkah awal dalam manajemen waktu, yang dilanjutkan dengan penyusunan jadwal yang realistis untuk dikerjakan. Penggunaan teknologi juga akan membantu efektifitas pengelolaan waktu. Fokus pada pekerjaan serta kebutuhan untuk beristirahat juga menjadi bahan pertimbangan. Pendelegasian pekerjaan pun memberikan eektifitas manajemen waktu.
Keberhasilan dalam manajemen waktu tentu bukan hanya sekedar membaca beberapa referensi yang tersedia. Bagaimana Anda merencanakan, mengeksekusi, serta evaluasi manajemen waktu tersebut akan menjadi kunci efektifitas.
Semoga bermanfaat.